كيف ننجز عملنا في وقت محدد بكفاءة؟

من طرف Eihab 10/30/2010, 12:45 am

لأن الوقت القليل لا يعني التخلي عن جودته.. كيف ننجز عملنا في وقت محدد بكفاءة؟

كثيراً ما قد نواجه العديد من المهمات الموكلة إلينا في العمل، والتي يجب علينا إنجازها بكفاءة عالية وضمن وقت محدد.

وعند التفكير في هذه المهمات، عند البدء في العمل، يمكن أن تتملكنا المشاعر السلبية والتفكير بأننا غير قادرين على إنجاز كل هذه الأعمال بكفاءة.

ولكن أكد الخبراء، أننا قادرون على إنجاز الكثير من المهمات في العمل ضمن وقت محدد من دون أن نضطر للبقاء فترة أطول ضمن المكتب أو حتى نضطر لأخذ أعمالنا غير المنجزة معنا إلى المنزل لإكمالها لتكون جاهزة في اليوم التالي.

هل يعني إنجاز عدة أعمال ضمن وقت محدد، أن نتخلى بالتالي عن «الكفاءة» والجودة في هذه المهمات المقدمة؟.

على الرغم من الفترة الزمنية التي تكون محددة أمامنا في العمل، إلا أن ذلك لا يمكن أن يعني أن تتراجع كفاءتنا وجودة العمل الذي نقدمه.

إذ إنه من الضروري أن تقنع مديرك في العمل بأنك شخص لا يمكن الاستغناء عنه وقادر على الاعتماد عليه، حتى مع كثرة المهمات وضغط العمل.

وتقول الخبيرة ديبرا شيغلي، إن إثبات أنك الموظف القادر على مواجهة ضغوط العمل وإنجازه بكفاءة وفي وقت محدد، يعتبر من أفضل الأمور التي تقوم بها لكي تثبت ذاتك، وتضمن وجودك في العمل.

ولكن كيف يمكن لنا أن نعزز من قدرتنا على إنجاز الأعمال ضمن فترة زمنية محددة من دون أن تتراجع جودة العمل الذي نقدمه؟.

يمكن لنا وفق الخبيرة شيغلي أن نعزز من إنتاجيتنا في العمل وننجز مهماتنا بكفاءة وفعالية في وقت محدد.

ما هي «طبيعة» جسمك وعقلك؟

كلنا يسعى لإنجاز أكبر قدر من المهمّات المهنية في أقل مدة زمنية ممكنة.

ولكن هل يستطيع جميعنا تحقيق هذا الأمر بسهولة ومن دون الرجوع إلى طبيعة عقلنا ونمط الساعة البيولوجية في أجسامنا؟.

تقول الخبيرة شيغلي، إنه ولكي تستطيع إنجاز الأعمال ضمن وقت محدد من دون أن تقلل من جودته، يجب أن تتعرف إلى وتيرة العمل التي تناسب عقلك.

ومن خلال التعرف إليها أكثر، تكون قادراً على إنجاز العمل في أسرع وقت وبكفاءة أكثر.

وهنا يمكن أن تسأل نفسك: هل أنت من الأشخاص الذين يستطيعون إنجاز الأعمال ضمن فترة الصباح الباكر؟.

أم ترى أنك تستطيع تقديم أفضل ما لديك بعد فترة الظهيرة؛ أي بعد الساعة الواحدة ظهراً؟.

من الضروري أن تنتبه إلى طريقة تعامل ذهنك مع الأفكار والمهمات الموكلة إليه، والانتباه إلى الفترة التي تكون فيها أكثر قدرة على «الإنتاج»، وبالتالي تكون قادراً على التحكم ببرنامجك المهني بشكل أفضل.

فالفترة التي تكون فيها أكثر قدرة على الإنتاج يمكن أن تخصصها للتركيز على المشاريع المعقدة.

أما في الفترة التي تشعر فيها بأنك غير نشيط ومتيقظ، يمكنك تخصيصها لترتيب أوراقك ومتابعة الرسائل الالكترونية أو القيام بالمهمات التي لا تتطلب تركيزاً عالياً.

قلل قدر الإمكان من «المقاطعة»

في حال أردت أن تنجز أكبر قدر من المهمات في العمل ضمن فترة زمنية معينة، فإنه من الضروري أن لا تترك نفسك عرضة إلى مماطلة غير ذات جدوى؛ إذ إنه من الخطأ أن تمضي الكثير من وقتك في أمور تستنزف من طاقتك وتضيع من وقتك، من دون أن يكون لها أي هدف إيجابي.

ولكي تتأكد مما إذا كنت عرضة للمماطلة ومقاطعة العمل في أمور ليست مهمة، حاول أن تسأل نفسك بعض الأسئلة.

وهنا يمكن أن تسأل نفسك: هل تعتقد أنك تتوجه مباشرة إلى البوفيه بحجة شرب كوب من الماء مثلاً في كل مرة تجد أن زميلين أو أكثر من زملائك اجتمعوا هناك؟.

من الطبيعي أن تشعر بالرغبة في الجلوس مع زملائك في العمل وتبادل أطراف الحديث.

إلا أن ذلك لا يعني أبداً أن تضيع الفترة التي تكون فيها في أوج طاقتك على أمور يمكن أن تقوم بها في أوقات لاحقة خلال يوم العمل.

ومن الطبيعي أن يتعرض أي شخص منا للمقاطعة وترك عمله برهة من الوقت، والتي يمكن أن تؤثر على إنتاجيته.

وتقول الخبيرة شيغلي، إن الموظف يمكن أن يكون قد وصل إلى مرحلة متقدمة في إنجاز عمل ما.

ويكون الدماغ قد وصل إلى فترة من التركيز على تفاصيل العمل الذي بين يديه، وتأتي المقاطعة هنا لتبعد أي فكرة يمكن أن تساعد على إنجاز العمل.

ولذلك حاول أن تقلل قدر الإمكان من مقاطعة العمل الذي تقوم به؛ وتبتعد عن الأمور التي يمكن أن تتسبب في مقاطعتك إنجاز العمل، خاصة في حال كنت بحاجة إلى تركيز عال.

ويمكن أن تخصص فترة الغداء والاستراحة للتحدث إلى زملاء العمل.

التنظيم هو سر الجودة في العمل المقدم

لكي تكون قادراً على تقديم عمل جيد ضمن وقت معين، حاول اتباع «التنظيم».

إذ لا يكون بإمكانك أن تنجح في تقديم عملك بشكل جيد في وقت محدد، في حال كنت غير منظم.

وأوضحت الخبيرة شيغلي، أن عدم التنظيم يمكن أن يضيع الكثير من الوقت على أمور غير ضرورية.

يمكن أن تتخيل نفسك تضيع الوقت في البحث عن ملف ضروري جداً لإنجاز عملك، لم تقم بالاحتفاظ به بالشكل المنظم، ولم تعد تذكر أين وضعته ضمن فوضى الأوراق والملفات والمجلدات.

وفي هذه الحالة، ألم يكن من الأفضل لو أنك كنت تتمتع بالقليل من التنظيم، كي لا تضيع وقتك في البحث عن ملفاتك المهمة؟.

من الخطأ أن نستهين بالتنظيم، كونه المكون الأساس في خلطة إنجاز أكبر قدر من مهمات العمل ضمن أقل فترة زمنية ممكنة.

من طرف Sarah 12/16/2010, 8:27 pm

اي والله النظام والترتيب هو كل شي مشان العمل يكون اسرع وكمان يكون منظم
الله يعافيك على هيك بوح يا أخ ايهاب ودمت بسلام

كيف ننجز عملنا في وقت محدد بكفاءة؟

كيف ننجز عملنا في وقت محدد بكفاءة؟

رد: كيف ننجز عملنا في وقت محدد بكفاءة؟